تحلیل روش های سنجش عملکرد نیروی داوطلب در سازمان های مردم نهاد

¹نسیم غنبر طهرانی، ²زهرا برومند^*

¹استادیار، گروه مهندسی صنایع، دانشکده فنی و مهندسی، دانشگاه خوارزمی تهران

^*2دانشجوی کارشناسی ارشد،گروه مهندسی صنایع، دانشکده فنی و مهندسی، دانشگاه خوارزمی تهران، نویسنده مسئول مکاتبات: z.boroomand107@gmail.com

 

 

چکیده:

با نگاهی گذرا به تحولات و جریان هایی که منجر به حضور افراد، سازمان ها و تشکل های غیردولتی در صحنه های متعدد داوطلبانه شده است، می توان دریافت که حضور داوطلبانه با رویکرد بشردوستی و خیرخواهی سهم چشمگیری در توسعه ی فعالیت های اجتماعی داشته است. از اینرو مؤسسات نیازمند سیستم مدیریت اثربخش و کارآمد در امر جذب، نگهداشت، انگیزش و ارزیابی نیروی داوطلب، می باشند. عملکرد نیروی داوطلب به صورت مشخص، مانند نیروی کار سایر سازمان ها، قابل ارزیابی و سنجش می باشد که در دو جنبه اقتصادی و اجتماعی ارزش نیروی داوطلب، نیازمند شاخص های سنجش می باشد. با توجه به اینکه امروزه در سنجش واقعی و مطمئن از برگشت سود در سرمایه گذاری های انجام شده در مدیریت نیروی داوطلب و تصمیم گیری درباره استراتژی های مدیریت نیروی داوطلب دچار چالش هستیم، وجود الگوی موفق برای سنجش فعالیت های داوطلبانه افراد، یک امر ضروری برای جوامع به حساب می آید. در این مقاله ابتدا جایگاه نیروی داوطلب و بیان ارزش اقتصادی و اجتماعی حضور آنها در جامعه، عملکرد و نفش داوطلبان در پیشرفت کشورها بررسی شده و پس از معرفی الگوهای رایج ارزیابی عملکرد، و روش های بکار گرفته شده در مدیریت نیروی داوطلب در سطح جهانی، به تحلیل وضعیت موجود، کاستی ها و در نهایت ارائه پیشنهاداتی پرداخته شده است.

 

کلمات کلیدی:

نیروی داوطلب؛ ارزش اقتصادی؛ ارزش اجتماعی؛ سنجش عملکرد؛ سازمان های مردم نهاد

مقدمه

با توجه به گستردگی و افزایش حوادث در جهان، اعم از طبیعی و ساخته دست بشر و تأثیرات مخرب آنها بر زندگی انسان ها به خصوص اقشار نیازمند و آسیب پذیر جامعه، حضور داوطلبان، خیرین و نیکوکاران و اقدامات بشردوستانه آنها می تواند نه تنها تأثیر فراوانی در نجات جان و زندگی آنان داشته باشد، بلکه به دولت ها و سازمان های دولتی نیز کمک شایان توجهی در دستیابی به توسعه مؤثر بنماید. رویکرد جدید دولت ها در واگذاری فعالیت های اجتماعی به بازیگران غیردولتی به منظور تحقق جامعه ی مدنی بر اهمیت و نقش داوطلبان بیش از پیش صحه می گذارد. بدین منظور می توان گفت داوطلبان سهم قابل توجهی از نیروی کار کشورها را تشکیل می دهند، که برنامه ریزی صحیح، اصولی و بنیادی در بکارگیری این قدرت بالقوه می تواند در دستیابی به توسعه اقتصادی و اجتماعی جوامع مختلف در دنیا مؤثر باشد. اهمیت نقش داوطلبان تا بدانجا پیش رفت که سازمان ملل متحد جهت ارج گذاری بر فعالیت های داوطلبانه اشخاص حقیقی و حقوقی و سازمان های غیردولتی و حمایت از ارزش های اقتصادی و اجتماعی داوطلبان، سال 2001 را به عنوان سال جهانی داوطلبان[1] اعلام و جهت تأکید مضاف بر آن، همین سال نیز به نام بین المللی داوطلبان مزین گردیده است. به دنبال آن مجمع عمومی سازمان ملل متحد جهت بررسی های خود در حمایت از فعالیت های داوطلبانه، داوطلبان را به عنوان جزء مهمی در دستیابی به اهداف استراتژیک در کاهش فقر، افزایش سلامتی، توسعه پایدار، پیشگیری و مدیریت بلایا طبیعی و غلبه بر محرومیت اجتماعی و تبعیض تعریف کرد و متعاقب آن بر اساس قطعنامه شماره 38/56 مصوب سال 2008، به منظور بزرگداشت مقام داوطلبان در سراسر جهان، سال 2011 نیز به عنوان دهمین سالگرد سال بین المللی داوطلبان به همین اسم نام گذاری شده است (مجمع عمومی سازمان ملل[2]،2011).

سازمان هایی با ماهیت خدمات بشردوستانه درصدد بیان ارزش های خدمات داوطلبانه به خصوص در زمینه های اقتصادی و اجتماعی هستند تا از این طریق نقش داوطلبان خود را در دستیابی به توسعه مؤثر مشخص کنند. از این رو، علاوه بر کمک های اقتصادی داوطلبان، نقش آنان در زمینه اجتماعی بسیار برجسته است. از داوطلبان به عنوان مسئول ترین افراد جامعه نام برده می شود. آنان یک منبع حیاتی برای شناسایی اهداف توسعه هزاره می باشند، لذا در حوزه های اجتماعی حضور داوطلبان بسیار حائز اهمیت است (فدارسیون جهانی صلیب سرخ جهانی و هلال احمر [3]، 2010).

گسترش مشکلات اقتصادی و اجتماعی در دنیا و مواجه شدن جهان امروز با بحران های اقتصادی، فرهنگی و اجتماعی، تمایل سازمان های بین المللی، به خصوص سازمان ملل را در گسترش فرهنگ داوطلبی زیاد کرده است و تلاش می گردد با استفاده از داوطلبان بر فشار مشکلات اقتصادی به اقشار نیازمند و آسیب پذیر کاسته شود. به دنبال این موضوع لازم است به تأثیراتی که فعالیت های داوطلبانه بر جامعه می گذارند بپردازیم:

1- تأثیرات اقتصادی

محاسبه ی ارزش اقتصادی فعالیت داوطلبانه به دلایل زیر حائز اهمیت می باشد:

تأکید به دولت و سیاست گذاران که کار داوطلبانه کمک قابل توجهی به اقتصاد جامعه می نماید.

تشویق مردم به مشارکت در فعالیت های اجتماعی و ایجاد تغییرات در جامعه با نشان دادن مزایای ارزش اقتصادی کار داوطلبانه.

و اطلاع رسانی از طریق رسانه ها و جامعه درباره ارزش زمانی کار داوطلب.

سازمان های مردم نهاد (سمن ها) به نوبه ی خود نقش کلیدی ای را در پیشرفت اقتصاد جوامع ایفا می کنند زیرا اقتصاد می تواند با سرمایه گذاری بر آموزش مردم، سبب افزایش مهارت ها و بهبود وضعیت شغلی آنها شده و به بازار کار و درآمد جامعه کمک بسیاری کند. با توجه به آمار بدست آمده از ایالات متحده آمریکا، خدمات داوطلبانه 113  تا 161 میلیارد دلار به طور سالانه به اقتصاد این کشور کمک می کند. در سال 2009، 63.4 میلیون نفر شهروند امریکایی داوطلب شده و 8.1 میلیارد ساعت خدمت رسانی انجام داده اند که ارزش اقتصادی آن برابر با 169 میلیارد دلار می باشد (مشارکت در خدمات ملی و اجتماعی، 2010). در کشور انگلیس در سال 2003، 42 درصد از مردم انگلیس و شهر ولز  به صورت گروهی و در مؤسسات به فعالیت های داوطلبانه مشغول بوده که چیزی معادل 17.9 میلیون نفر می باشد. هر داوطلب به طور متوسط 104 ساعت در یک سال مشارکت داشته است که در مجموع 1.9 میلیارد ساعت فعالیت داوطلبانه ی این افراد می باشد، و ارزش اقتصادی محاسبه شده از فعالیت این افراد معادل 22.5 میلیارد دلار می باشد (Nick Ockenden, 2007).

2- تأثیرات اجتماعی

ارزش اجتماعی و تأثیرات مثبت فعالیت های داوطلبانه بر جامعه را نمی توان به آسانی محاسبه کرد. زیرا صرف زمان برای مراقبت و بهبود وضع زندگی شهروندان و رضایت شخصی از انجام فعالیت های داوطلبی بخش مهم انگیزه افراد می باشد. داوطلبان نقش کلیدی را در زندگی اجتماعی ایفا می کنند و فعالیت های آنها سبب مشارکت بیشتر مردم و ایجاد وحدت بیشتر در جامعه می شود. ارزش فعالیت های اجتماعی مانند پلی بخش های اقتصادی و اجتماعی جامعه را به یکدیکر متصل می نماید. پتانسیل هایی مانند سرمایه اجتماعی، ترکیب زندگی سازمانی جامعه، مشارکت در انجمن های داوطلبی، مشغول بودن به فعالیت های عمومی جامعه و روابط اجتماعی غیر رسمی و اعتماد اجتماعی؛ از راه های ایجاد ارزش اجتماعی می باشد. به طور کلی می توان تأثیرات اجتماعی فعالیت های داوطلبانه[4] را به چهار بخش تقسیم بندی نمود:

• تقویت ارتباطات اجتماعی
• ساخت جامعه ای مستحکم، امن و منسجم
• افزایش مشارکت مدنی
• ارائه ی کالا و خدمات عمومی (Points of Light Institute, 2011).

ضرورت و اهمیت تحقیق

با توجه به اهمیت حضور داوطلبان، فقدان اطلاعات و عدم وجود رویکرد سیستماتیک در حوزه فعالیت داوطلبی، قابل چشم پوشی نیست و این موضوع سبب می شود که از منابع موجود استفاده مؤثر نشود. سیاست گذاران و سازمان های غیرانتفاعی[5] به اطلاعات قوی نیاز دارند که بتوانند چگونگی سطح استخدامی داوطلبان خود را با سایر کشورها، گروه هایی که علاقه دارند فعالیت داوطلبانه انجام دهند، افرادی که از مشارکت های داوطلبی دور می باشند، وظایف و مسئولیت هایی که داوطلبان جذب آنها می شوند، سایر موضوعاتی که بر توانایی مؤسسات بر جذب داوطلبان تأثیر میگذارد و نحوه افزایش مشارکت داوطلبان، مقایسه کنند و میزان موفقیت و یا شکست خود را ارزیابی نمایند. تحقیقات همچنین نشان می دهد که کار داوطلب زمانی که به درستی مانند کارهای با حقوق و دستمزد، مدیریت شود، می تواند بسیار مؤثر باشد. به طور کلی می توان گفت چیزی را که نتوان اندازه گرفت، نمی توان مدیریت کرد، بنابراین مدیران در هر سازمانی برای مدیریت نیروهای خود سیستم ارزیابی عملکرد را باید به کار گیرند (UNICEF, 2015). سازمان ها و مؤسسات باید اصل بهبود مستمر را سرلوحه فعالیت خود قرار دهند. این اصل حاصل نمی شود، مگر اینکه زمینه دستیابی به آن با بهبود مدیریت عملکرد امکان پذیر شود. این بهبود را می توان با گرفتن بازخور لازم از محیط درونی و پیرامونی، تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف و فرصت ها و تهدیدهای سازمان، مسئولیت پذیری و جلب رضایت مشتری، با ایجاد و بکارگیری سیستم ارزیابی عملکرد با الگوی متناسب، ایجاد کرد. سیستم ارزیابی عملکرد با الگوی مناسب به انعطاف پذیری برنامه ها و اهداف مأموریت سازمان ها در محیط پویای امروزین کمک قابل توجه می نماید. ارزیابی و اندازه گیری عملکرد و توسعه آن به فرهنگ سازی و ارتقاء فرهنگ سازمانی نیاز دارد. در عصر کنونی تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتناب ناپذیر نموده است، به گونه ای که فقدان نظام ارزیابی در ابعاد مختلف سازمان را، اعم از ارزیابی در استفاده از منابع و امکانات، اهداف و استراتژی ها، به عنوان یکی از علائم بیماری های سازمان قلمداد می نماید (عادلی، 1384).

بنابراین، با توجه به اینکه امروزه در سنجش واقعی و مطمئن از برگشت سود در سرمایه گذاری های انجام شده در مدیریت نیروی داوطلب، ارتباط بین رویکردهای متنوع مدیریت، استخدام، جذب داوطلبان و تصمیم گیری درباره رویکردها و استراتژی های مدیریت نیروی داوطلب، دچار چالش هستیم؛ وجود الگویی موفق برای سنجش و اندازه گیری فعالیت های داوطلبانه افراد، یک امر ضروری برای جوامع به حساب می آید.

ترسیم وضعیت فعلی مدیریت نیروی داوطلب

مدیریت داوطلبان، عبارتی است که مشتمل بر فعالیت های مرتبط به پذیرش و استفاده از داوطلبان است. این فعالیت ها شامل استخدام، انتخاب، نظارت و سرپرستی داوطلبین می شوند. همچنین شامل آموزش، انگیزش، برقراری ارتباطات بلند مدت با داوطلبین است. مدیریت داوطلبین، به تاکتیک ها و استراتژی هایی برای بهترین استفاده از کمک داوطلبین بر می گردد و از این طریق اطمینان حاصل می شود که از مشارکت بالقوه آنان بیشترین استفاده صورت پذیرفته است.

مدیریت داوطلبان برای موفقیت برنامه داوطلبی سازمان ضروری است. در هر سازمانی برای مدیریت نیروهای داوطلب مراحل زیر انجام می شود:

• شناسایی: منظور شناسایی نیازهای مؤسسه در بکارگیری داوطلبان، تعریف نقش های داوطبان، تعیین نوع داوطلبان مورد نیاز، مستند سازی و بیان شرح انتظارات و وظایف داوطلبان و مسئولیتهای آنان، انواع روشها و ابزارهای مورد استفاده آنان.
• انتخاب: انتخاب داوطلبان از بین کاندیداها، بر اساس علایق و مهارتها، مصاحبه با وی و متناسب سازی نقش و وظایف تعریف شده با پروفایل داوطلب، بیان انتظارات و یکسان سازی نگرش ها. فرم شرح شغل، فرم درخواست داوطلبی، دریافت و ارزیابی رزومه و سوابق، مصاحبه، معارفه.
• جهت دهی: آموزش دادن و جهت دادن به داوطلبان در مورد برنامه، معرفی کردن داوطلب به مجموعه، واگذار کردن مسئولیت به داوطلب جدید، آموختن و فهماندن شرح شغل به وی، ایجاد احساس خوب در بدو ورود، آشنایی با سازمان، اهداف و برنامه هایش، آشنایی با روش انجام کارها در سازمان، قوانین و قواعد اصلی، آشنایی با پرسنل و سایر داوطلبان، آشنایی با وظایف کاری و مسئولیتها و سپردن رسمی کار به وی، سپردن فرد جدید به سایرین.
• آموزش: آموزش داوطلب در مورد موضوعی که مرتبط با کار وی در مؤسسه است، در اختیار قرار دادن منابع مورد نیاز برای انجام وظایف، آموزش به شیوه های رسمی و غیررسمی.
• بهره برداری: پشتیبانی از داوطلب در حین انجام وظایف، فراهم آوردن فرصتی برای پی گیری علایق وخواسته های وی و استفاده از دانش و مهارت های داوطلب، فراهم کردن امکان ارتباط با افراد پرتجربه، سرپرستی وی و ارائه بازخورد از عملکردش.
• قدردانی: به رسمیت شناختن ارزش کارهای داوطلب به روشهای رسمی و غیر رسمی، ایجاد روابط دوستانه با داوطلب، بازخورد دادن و پشتیبانی از وی، تقدیر و تشکر بجا و متناسب با کار وی.
• ارزیابی: ایجاد فرآیندی برای بهبود مستمر مدیریت داوطلبان، اندازه گیری خروجی، پایش فرآیندهای کاری، تعیین تاثیرات کار آنان، تخمین اقتصادی نتایج کارشان، گوش دادن به داوطلبان، هدف بهبود و پیشرفت است، مستمر باشد نه مقطعی.

تحقیقاتی که سایت idealist.org از آنها یاد می کند، نشان می دهد که افزایش زمانی که سازمان صرف مدیریت داوطلبان می کند، به افزایش ظرفیت سازمان برای استفاده از تعداد بیشتر داوطلبان منجر می شود. همچنین این یافته ها اشاره دارد که هر چه سازمان وقت بیشتری را صرف مدیریت داوطلبان کند، بیشتر از حمایت آنان برای رسیدن به اهدافش بهره مند می شود (EntreMundos Handbook, 2012).

فرآیند ارزیابی عملکرد

دیدگاه نوین ارزیابی عملکرد، آموزش، رشد و توسعه ظرفیت های ارزیابی شونده، بهبود و بهسازی افراد و سازمان و عملکرد آن، ارائه خدمات مشاوره ای و مشارکت عمومی ذی نفعان، ایجاد انگیزش و مسئولیت پذیری برای بهبود کیفیت و بهینه سازی فعالیت ها و عملیات را هدف قرار داده و مبنای آن را شناسایی نقاط ضعف و قوت و تعالی سازمانی تشکیل می دهد. خاستگاه این دیدگاه مقتضیات معاصر بوده و به ارزیابی سیستمی عملکرد با استفاده از تکنیک ها و روش های مدرن، توسعه پیدا می کند. حوزه تحت پوشش اندازه گیری عملکرد می تواند سطح کلان یک سازمان، یک واحد، یک فرآیند و کارکنان باشد. سطح ارزیابی عملکرد اگر تنها شامل افراد باشد به طوری که امروزه در بخش های مدیریت منابع انسانی متداول است، ارزشیابی شایستگی کارکنان با معیارهای مختلف در سازمان ها انجام می شود.

هر فرآیندی شامل مجموعه ای از فعالیت ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار می باشد (طبرسا، 1378). در فرآیند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت های ذیل ضروری می باشد.

1- تدوین شاخص ها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آنها.

2- تعیین وزن شاخص ها، به لحاظ اهمیت آنها و سقف امتیازات مربوطه.

3- استاندارد گذاری و تعیین وضعیت وطلوب هر شاخص.

4- ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخص ها به ” ارزیابی شونده”

5- سنجش و اندازه گیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده.

6- استخراج و تحلیل نتایج (رحیمی، 1385).

مدل ها و الگوهای رایج سیستم ارزیابی عملکرد

در الگوهای نوین ارزیابی عملکرد، مدل های کمی مثل معیار بهره وری با رویکرد ارزش افزوده، معیار کارآمدی با رویکرد اثربخشی و کارایی و معیار سودآوری با رویکرد حسابرسی عملکرد، و مدل های کیفی، مثل معیار توصیفی و ارزشی با رویکرد تعهد سازمانی و اخلاق سازمانی و چند معیار دیگر به کار گرفته شده است. دست کم هفت مقیاس برای ارزیابی عملکرد یک سازمان وجود دارد که الزاماً متمایز از یکدیگر نیستند. این مقیاس ها عبارتند از: اثربخشی، کارایی، سود و سودآوری، بهره و بهره وری، کیفیت زندگی شغلی،  خلاقیت و نوآوری و کیفیت. مهمترین و متداولترین الگوها و مدل های اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد عبارتند از:

 

1- الگو فرآیند تحلیل سلسله مراتبی AHP

اصول اساسی این الگو عبارتند از: اصل ترسیم درخت سلسله مراتب، اصل تدوین و تعیین اولویت ها، و اصل سازگاری منطقی قضاوت ها. روش AHP با طبقه بندی سلسله مراتب ساختاری و وظیفه ای بر اساس مقایسات زوجی اولیوت ها بنا شده است که تصمیم گیرنده، به ترسیم درخت سلسله مراتب تصمیم که عوامل مورد مقایسه و گزینه های رقیب مورد ارزیابی در تصمیم را نشان می دهد انجام داده و سپس مقایسات زوجی صورت می گیرد (رحیمی، 1385).

2- نظام مدیریت کیفیت ایزو ISO

نظام مدیریت کیفیت ایزو صرفاً به عنوان سیستمی برای ارزیابی جامع معرفی نمی گردد. این نظام به چگونگی مدیریت فرآیندهای مؤثر بر کیفیت پرداخته و الزاماتی را برای این موضع تعیین می نماید که برای گرفتن گواهینامه آن باید به نحوی مقتضی کلیه این الزامات و نیازمندی ها برآورده شده باشند. از جمله این نیازمندی هایی که در ایزو بر آن تاکید بسیار شده است، اندازه گیری کارایی و اثر بخشی فرآیندها است. مطابق این استاندارد باید به طور سیستماتیک کلیه فرآیندهای موجود در سازمان شناسایی شده و اثربخشی و کارایی آنها اندازه گیری و در نهایت تحلیل این شاخص ها منجر به بهبود فرآیندها شود (غلامی و نورعلیزاده، 1381).

3- هرم عملکرد

هدف هرم عملکرد ایجاد ارتباط بین استراتژی سازمان و عملیات آن است. این سیستم ارزیابی عملکرد شامل چهار سطح از اهداف است که بیان کننده اثربخشی سازمان و کارایی داخلی آن است. در واقع این چارچوب تفاوت بین شاخص هایی را که به گروه های خارج سازمان توجه دارند (مانند رضایت مشتریان، کیفیت و تحویل به موقع) و شاخص های داخلی سازمان (نظیر بهره وری، سیکل زمانی و اتلافات) آشکار می سازد (کریمی، 1385).

4- نظام کارت امتیازی متوازن BSC

یکی از مشهورترین و شناخته شده ترین مدل های سیستم ارزیابی عملکرد می باشد که به منظور ارزیابی عملکرد هر سازمانی بایستی از یک سری شاخص های متوازن استفاده کرد تا از این طریق مدیران عالی بتوانند یک نگاه کلی از چهار جنبه مهم سازمانی داشته باشند. این جنبه های مختلف، پاسخگویی به چهار سوال اساسی زیر را امکان پذیر می سازد.

1- نگاه ها به سهامداران چگونه است؟ (جنبه مالی)

2- درچه زمینه هایی بایستی خوب عمل کنیم؟ (جنبه داخلی سازمان)

3- نگاه مشتریان به ما چگونه است؟ (جنبه مشتریان)

4- چگونه می توانیم به بهبود و خلق ارزش ادامه دهیم؟ (جنبه یادگیری و نوآوری)

کارت امتیازدهی متوازن شاخص های مالی را که نشان دهنده نتایج فعالیت های گذشته است در بر می گیرد و علاوه بر آن با در نظر گرفتن شاخص های غیر مالی که به عنوان پیش نیازها و محرک عملکرد مالی آینده هستند، آنها را کامل می کند (Norton & Kaplan, 1992).

5- چارچوب مدوری و استیپل (Medori and steeple)

این مدل یکی از چارچوب های جامع و یکپارچه برای ممیزی و ارتقای سیستم های ارزیابی عملکرد است. این رویکرد شامل شش مرحله به هم مرتبط می باشد. مانند اغلب چارچوب های دیگر نقطه آغاز این مدل نیز تعریف استراتژی سازمان و عوامل موفقیت آن است (گام 1). در گام بعدی الزامات استراتژیک سازمان با شش اولویت رقابتی که عبارتند از کیفیت، هزینه، انعطاف پذیری، زمان، تحویل به موقع و رشد آینده مطابقت داده می شوند (گام 2). سپس انتخاب شاخص های مناسب با استفاده از یک چک لیست که شامل 105 شاخص با تعاریف کامل است آغاز می شود (گام3). بعد از آن سیستم ارزیابی عملکرد موجود ممیزی می شود تا شاخص های مورد استفاده فعلی شرکت شناسایی شوند (گام 4). در گام بعد، به چگونگی به کارگیری واقعی شاخص ها پرداخته می شود و هر شاخص با هشت جزء تشریح می شود که عبارتند از عنوان، هدف، الگو، معادله، دفعات، منبع اطلاعات، مسئولیت و بهبود (گام5).مرحله آخر به صورت بازخورد به بازنگری های دوره ای سیستم ارزیابی عملکرد سازمان می پردازد ( گام 6) (کریمی، 1385).

 

6- نظام مدیریت بر مبنای هدف MBO

فلسفه MBO و زمینه پیدایش آن بر این اساس است که در ارزشیابی های افراد، به جای ارزشیابی و ویژگی های مشخص و رفتاری آنها، عملکرد آنها بر اساس میزان دستیابی به اهدافی که تعیین شده است مورد ارزیابی قرار گیرد. در MBO ابتدا اهداف کلان سازمان تعیین می شوند و سپس با بحث و مذاکره مدیران سطوح مختلف و نهایتاً کارکنان، این اهداف کلان به اهداف خرد تبدیل می گردند و در انتها به همان سازمان سرایت می کنند. در نهایت نیز افراد بر اساس میزان تحقق اهداف خر تعیین شده و بدون توجه به چگونگی تحقق آن ارزیابی می شوند (عادلی، 1384).

7- مدل تعالی سازمان (EFQM)

یکی دیگر از چارچوب های اندازه گیری شناخته شده که به صورت گسترده ای مورد استفاده قرار می گیرد مدال تعالی سازمان است. مدل EFQM یک مدل غیر تجویزی است که از نه معیار تشکیل شده است. 5 جزء اول آن «توانمندسازها» و چهار جزء آن «نتایج» نامیده می شوند (نجمی و زارعی، 1381).

روش پژوهش

این پژوهش با بهره گیری از روش مطالعه ی کتابخانه ای و اسنادی، به جمع آوری بهترین روش های بکار رفته در کشورهای فعال در زمینه ی فعالیت های داوطلبانه پرداخته و به تحلیل مبحث ضرورت ارائه الگویی کلیدی جهت سنجش عملکرد نیروی داوطلب در مؤسسات خیریه و مردم نهاد، برآمده است.

نتایج

در حوزه ی سنجش و اندازه گیری عملکرد نیروی داوطلب، که از چالش های مهم مؤسسات مردم نهاد می باشد، تاکنون مدل یا روش علمی مشخصی تعریف نشده است؛ با این حال مؤسسات به دلیل نیاز مبرم به ارزیابی و سنجش میزان اثربخشی نیروهای داوطلب خود، از روش های تجربی متفاوتی مانند نظر سنجی و آزمون وخطا برای این امر استفاده کرده اند و از طریق گزارشات سالانه خود آنها را با سایر مؤسسات به اشتراک گذاشته اند. در این خصوص سازمان جهانی کار[6] با تعریف دو ارزش اجتماعی و اقتصادی نیروی داوطلب، روشی برای سنجش کار داوطلبی ارائه نمود. که در آن به 4 متغیر کلیدی در اندازه گیری میزان فعالیت داوطلب اشاره کرد که عبارتند از تعداد داوطبان، تعداد ساعات صرف شده به کار داوطلبی، نوع کار انجام شده و حوزه ای که داوطلب به انجام فعالیت پرداخته است. در این روش با طرح پرسشنامه ای با در نظر گرفتن تمامی جنبه ها و پاسخ های بدست آمده از داوطلبان و مدیران هر بخش از مؤسسات، 4 متغیر ذکر شده را اندازه گیری کردند. جهت سنجش میزان نرخ داوطلبی از تقسیم تعداد داوطلب در دوره مورد نظر مؤسسه، بر کل جمعیت کشور که سنشان بالاتر از 15 سال است، اندازه گیری شد. و ارزش اقتصادی داوطلب را با توجه به دو رویکرد هزینه ی فرصت ها[7] و رویکرد هزینه ی جایگزینی[8] محاسبه و اندازه گیری کرد. اطلاعات بدست آمده در بخش آمار ثبت گردیده است. برخی از آمارهای منتشر شده به قرار ذیل می باشد:

• با تقریبی می توان گفت که داوطلبان 400 میلیارد دلار به اقتصاد جهانی کمک کرده اند.
• فعالیت داوطلبان در هر کشور بین 1 الی 3 درصد تولید ناخالص داخلی هر کشور است.
• با توجه به میزان حضور داوطلبان در دنیا، تعداد داوطلبان و نقشه جغرافیایی توزیع داوطلبان در سراسر جهان، می توان گفت داوطلبان هفتمین کشور بزرگ دنیا را تشکیل می دهند (سازمان جهانی کار، 2011).

به دنبال این موضوع می توان به مؤسسه ملی Trust کشور اسکاتلند که یک مؤسسه غیرانتفاعی در حوزه حفاظت از محیط زیست می باشد، اشاره کرد؛ که در گزارش سالیانه ی خود به بررسی بازخور نیروهای داوطلب خود پرداخته است. این مؤسسه برای سنجش و توسعه ی پیوسته ی احساس افراد به انجام فعالیت های داوطلبانه و ایجاد حس رضایت علاوه بر اندازه گیری فعالیت های نیروها، در این سال ارزیابی میزان رضایت داوطلبان را به عنوان شاخصی جدید و مؤثر در عملکرد افراد در نظر گرفت. با طرح سوالات در تمامی حوزه های مربوط به داوطلبان، نظرات و پاسخ های آنها را مورد بررسی قرار داد و توانست میزان اثربخشی خود را در طول یک سال اندازه گیری کند (The national trust for Scotland, 2014).

در تخمین و سنجش ارزش اقتصادی کار داوطلبی روش های ارزیابی متفاوتی وجود دارد که کشور استرالیا در گزارش سالانه خود از آمارهای بدست آمده در حوزه ی فعالیت های داوطلبی مؤسسات خود، روش ارزش پولی زمان داوطلب با توجه به نرخ دستمزد یک کارمند حقوق بگیر را، به عنوان روش اندازه گیری ارزش مالی و اقتصادی داوطلب در نظر گرفته است. که طبق آمار مالی این کشور در سال 2010، فعالیت های داوطلبانه مبلغ 200میلیارد دلار به پیشرفت اقتصادی کشور کمک کرده است. همچنین برای اندازه گیری ارزش اجتماعی نیروهای داوطلب، در جنبه های مختلفی مثل رضایت نیروی داوطلب در انجام فعالیت های اجتماعی، اعتماد و صداقت، فعالیت در مراسم ها و برنامه های اجتماعی محلی، میزان رضایت شخصی از خود و… ، نیروی داوطلب را با غیر داوطلب مقایسه نمود که طبق اطلاعات استخراج شده، داوطلبان در شاخص های ذکر شده آمار بیشتری را به خود اختصاص دادند. و طبق این بررسی ها به ارزش و جایگاه اجتماعی نیروی داوطلب پرداختند (Volunteering Australia, 2015).

در جمهوری چک سازمان های مردم نهاد در فعالیت های مدنی، سازمان های خدمت رسان عمومی، خیریه ها و کلیساها مشارکت می کنند. بر اساس گزارش مؤسسه آمار کشور چک 8 روش اصلی برای سنجش اقتصادی کار داوطلب در نظر گرفته است (مرکز آمار جمهوری چک[9]، 2013). این روش به سهامداران و مدیران کمک می کند که با اندازه گیری های مبتنی بر ارزش اقتصادی در گزارش های سالانه ی خود، بودجه و میزان کمک های مالی مؤسسات خود را برآورد نمایند (McCurley, 2001). برخی از مؤسسات خیریه از این طریق توانستند بر اساس نسبت های موجود، بین برنامه های حمایتی داوطلبان و میزان توسعه و پیشرفت های اجتماعی، ارتباط برقرار کنند. نسبت ها به شرح زیر می باشد:

• تخمین ارزش کار داوطلب؛ بر اساس این نسبت ارزش اقتصادی فعالیت انجام شده بر اساس نرخ دستمزد برای هر ساعت کار داوطلبانه، محاسبه می گردد.
• ارزش افزوده ی واقعی هر پرنسل؛ این نسبت ارزش اقتصادی مشارکت داوطلبان را بر اساس محاسبه ی نرخ دستمزد و سود بدست آمده به ازای هر ساعت فعالیت داوطلب، اندازه می گیرد.
• درصد ارزش بدست آمده هر پرسنل؛ میزان ارزش افزوده شده به پرسنل مؤسسه، توسط هر داوطلب را محاسبه می کند.
• نسبت سرمایه گذاری مؤسسه بر نیروی داوطلب؛ نرخ بازگشت سرمایه از سرمایه گذاری های انجام شده بر برنامه های مربوط به داوطلب را اندازه می گیرد.
• نسبت مقایسه ی داوطلبان با کارکنان حقوق بگیر؛ بر اساس این روش تعداد داوطلبان مشغول به کار را با کارکنان حقوق بگیر مؤسسه مقایسه می کند و ارزش کار داوطلبانه افراد را بدست می آورد.
• نسبت سرمایه گذاری اجتماعی؛ مقایسه ای بین سرمایه گذاری شرکت روی برنامه ی داوطلبی مؤسسه از طریق میزان زمانی که داوطلبان به فعالیت ها اختصاص می دهند.
• سهم سرمایه ی داوطلب: از طریق این نسبت، می توان هزینه هایی که داوطلبان درجهت حمایت از مؤسسه پرداخت می کنند و در قبال آن ادعایی ندارند را، محاسبه نمود.

روش به کار رفته در تحلیل کار داوطلبان، سنجش میزان ساعت کاری آنها که معادل با کارمندان حقوق بگیر در سازمان ها است، می باشد. که این کار از طریق مقیاس لیکرت انجام شده و بعد از آن، به تعداد ساعات کاری تبدیل شده است. طبق این اندازه گیری توانستند میزان زمان انجام فعالیت ها و سودآوری سازمان را محاسبه کنند (Goulbourne, 2002).

نتیجه گیری

طبق نتایج بدست آمده از بررسی های انجام شده، مشاهده می شود علی رغم وجود مدل های نوین در ارزیابی عملکرد همه جنبه های سازمان ها و مؤسسات، هیچ یک از [10]NGOها از الگوهای رایج، برای سنجش کار داوطلبی استفاده نمی کنند و سیاست مؤسسات در این خصوص متناسب با شرایط و موقعیت مؤسسه ی خود بوده و برای سنجش عملکرد داوطلبان و جنبه های اقتصادی و اجتماعی فعالیت های آنها، بیشتر از طبق سیستم خود ارزیابی و پرسشنامه ای استفاده می کنند. می توان گفت مؤسسات به صورت تجربی و سعی و خطا، عملکرد نیروهای داوطلب خود را ارزیابی می کنند.

پیشنهادات

همانطور که قبلا اشاره شد؛ ارزیابی عملکرد نیروی داوطلب در سمن ها بزرگترین چالش سمن ها بوده و روش و مدل مشخص در این راستا وجود ندارد و این موضوع مستلزم یکپارچه سازی تجربیات و روش های به کار رفته در مؤسسات موفق می باشد، که نهایتاً با کمک گرفتن از الگوهای ارزیابی عملکرد، به ارائه ی یک مدل اندازه گیری مناسب با توجه به فرهنگ، سیاست و موقعیت اجتماعی کشور ها منجر شود.

منابع

رحیمی، غفور. ارزیابی عملکرد و بهبود مستمر سازمان، مجله تدبیر، شماره 173، 1385 (صفحه 36).

طبرسا، غلامرضا. بررسی و تبیین نقش اقتضائات استراتژیک در انتخاب الگوی ارزیابی عملکرد سازمان های دولتی، مجموعه مقالات دومین جشنواره شهید رجایی ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی کشور، تهران: سازمان امور اداری و استخدامی کشور، 1378، (صفحه 6).

عادلی، علیرضا.ارزیابی عملکرد نیروی انتظامی جمهوری اسلامی ایران در برقراری نظم و امنیت شهرستان بم، پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه علوم انتظامی. 1384، (صفحات 125-144).

غلامی، حسین و نورعلیزاده، حمیدرضا. مقایسه روش های ارزیابی عملکرد، مجموعه مقالات اولین کنفرانس ملی مدیریت عملکرد، تهران: جهاد دانشگاهی، دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، 1381، (صفحه 21).

کریمی، تورج. مدل های نوین ارزیابی عملکرد سازمانی، مجله تدبیر، شماره 171، 1385، (صفحه 18).

نجمی، منوچهر و زارعی، حسین. تعامل و تقابل، BSC و EFQM، مجموعه مقالات اولین کنفرانس ملی مدیریت عملکرد، تهران: جهاد دانشگاهی، دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، 1381، (صفحه 41).

Corporation for National and Community Service, Research Brief: Volunteering in America Research Highlights, 2010.

Czech statistical office, 2013. Ekonomické subjekty podle právní formy [online]. Retrieved January 29, 2014, from: http://vdb.czso.cz/vdbvo/tabparam.jsp?voa=tabulka&cislotab=ORG9020UC&&kapitola_id=441#pozn1

International Labor Organization, Manual on the measurement of volunteer work, Geneva, 2011, (pp. 32-34).

Kaplan, R.S. and Norton, D.P. The Balanced scorecard: Measures that Drive performance, Harvard Business Review, January-February, 1991, (pp. 9-12).

McCurley, S. (2001). Valuing volunteer time. Philadelphia: Energize Inc. Retrieved March 15, 2012 from: http://www.energizeinc.com.

Nick Ockenden. Volunteering works: Volunteering and social policy, 2007.

Points of Light Institute, Social Impact of Volunteerism, August, 2011, (pp. 4-6).

The national trust for Scotland, One Trust Review Volunteer Survey Feedback, 2014.

The value of volunteers, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies, Geneva, 2011, (pp. 7- 8).

UNICEF Annual Report, Division of Human Resources, 2015

United Nation’s resolution, General Assembly, 2008.

Volunteering Australia,  Key facts and statistics about volunteering in Australia, April 2015.

 

 

 

تعاریف و مخفف‌ها:

[1] World volunteers year

[2] United Nation’s resolution

[3] International Federation of Red

Cross and Red Crescent Societies

[4] Volunteerism

[5] Nonprofit organizations

[6] International Labor Organization (ILO)

[7] Opportunity cost approach

[8] Replacement cost approach

[9] Czech Statistical Office

[10] Nongovernment organization